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工作愈忙碌 愈要學習時間管理 減輕壓力

 

許多壓力來自時間不夠用所引起,備覺身心受到壓迫,相信不少人都有遇到一堆工作全部擠在一個時段,身心俱疲,壓力大到快要抓狂的經驗。但是你有聽過「忙人時間最多」這句話嗎?這是一位智者的智慧之語,意思是忙碌的人因為珍惜時間,就會善用及管理時間,反而會有時間。為了減輕忙碌帶來的沉重壓力,必須從時間管理做起,才有機會擺脫類似陀螺永不停歇的宿命,得以從容工作。

 

時間管理五大訣竅

每個人擁有的時間都一樣,懂得管理訣竅,就不會讓時間匆匆流走,不會因時間不夠用形成壓力。

 

訣竅1:列出所有工作清單

時間管理的第一關是先將所有工作排列出來,無論公事、私事、待辦事項、長期工作項目…等全部列出,有助大腦記憶,不易忘記,也可以將抽象目標轉換為實際行動,同時檢視工作事項的優先順序,妥善規劃時間運用。

 

訣竅2:排出工作優先順序

一天只有24小時,列出工作優先順序,是提升效率的關鍵做法,無論公事、私事都可以依據「緊急程度」、「重要與否」兩大原則分成四大類。

第一類:重要+緊急

第二類:重要+不緊急

第三類:不重要+緊急

第四類:不重要+不緊急 

 

安排工作優先順序及時間,也可以刪除一些不必要的工作項目,或調整時間安排,若發現工作時間已塞滿,無法負荷時,也可以請人協助處理。

 

訣竅3:列出日程表

任何工作事項都需要安排在行程中,可以依據個人習慣選擇,有人習慣使用筆記本,也有人使用時間管理APP,目前有不少相關的APP,下載一些適合個人的時間管理APP嘗試看看;但最好的做法就是持之以恆,只要持續做、堅持做,就會發現妥善規劃時間的好處,而且能夠有效減輕時間不夠用帶來的壓力。

 

訣竅4:學會工作刪除法

為什麼工作量會大增而形成壓力?有一部份是因為不懂得拒絕或刪除工作項目,明明時間不夠用,不該用雞婆心態攬事情做,而不懂得拒絕,也不願意刪除不必要的工作、行程,最後的結果當然是壓力上身。學會拒絕與刪除,就能降低過忙所引起的壓力。

 

訣竅5:保留一些時間給自己

別把時間安排得太滿,保留一些時間讓自己有喘口氣、放鬆的時間。休息、放鬆與睡眠是讓自己脫離原有工作,轉換自己的心情,也可以轉換到另一個場所,如散個步、深呼吸、騎腳踏車,藉由慢遊活動,讓大腦獲得放鬆。


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