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歡迎回來

事情多到爆了?把它分派出去吧!

 

當你有太多的事情要做時,你其實不用事必躬親,可以把事情分給別人做!分派工作是很重要的能力,一旦學會了才能讓自己的時間更有餘裕,也能讓身邊的其他人學習新事物,以下看看你可以怎麼做。

思考自己在分派中扮演的角色

在分派工作前要先規劃,分派工作並不是先把工作全攬在身上,等到發現時間不夠時,才開始把事情丟給別人去做。如果很不願意分派工作,想想看是因為自己是控制狂,還是團隊成員能力不足,再想想看如果對團隊能更有信心,是不是就能更快、更有效率地完成任務。

切中要旨的指示

分派工作必須給執行人員完成工作所需的資訊和授權,因此給予切中要旨的指示是非常重要的事,你應該要讓執行人員知道:

  • 工作的重要性和目標
  • 分配的時間和資源
  • 何時應該回報進度及任何重要決定

並且讓執行人員有時間問問題。

為確保執行人員已充分瞭解工作內容,可以請執行人員擬定行動計畫,先由你審查,確定沒問題後才開始執行。最終要對專案負責的人還是你自己,差別只是你讓其他人也一起參與專案執行工作。

聽取報告和分享獎勵

在開始分享獎勵前,應該要把最終結果和最初設定目標加以比較,如果達到最初設定目標,那麼專案就算成功。記得要請執行人員表示意見,想想看那些地方做得很好,那些不太好,以便調整下次專案流程。千萬記得要嘉許執行人員的努力,把功勞歸給他們,不要只說謝謝,而是要寫電子郵件肯定工作順利完成,而且要把副件寄給高階經理,或是在考核中註明。肯定別人的努力是非常強有力的激勵因素,而同樣的,「沒有」得到肯定就會像是洩了氣的氣球一樣,很可能再也提不起勁!

分派家務

家務也應該由家裡的每一個成員來分攤。如果覺得總是只有你在處理家事和日常大小事,那就應該要分配一下家裡的工作了!

分派給另一半:如果要請伴侶做事,千萬不要頤指氣使,指揮另一半要按照自己的方式來做事,記得要和在工作時一樣,尊重對方並接受每個人有不同的做事方式。

分派給孩子:讓孩子也參與家務,可以教導孩子重要的人生課題。年齡還小的孩子可以幫忙把自己的玩具收拾好,而年齡較大的孩子和青少年就可以幫忙準備用餐、洗衣或做家裡的其他家務,別忘了要謝謝孩子一起幫忙家務。無論在家裡或在公司都一定要肯定別人,只要知道自己是有所貢獻,大家多半會更認真去做事。

把分派工作當成分享工作和好處的機會,就會是全贏局面!


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