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用目標管理時間 提高工作效率

用目標管理時間 提高工作效率

 

「明明是同一個部門,為什麼小楊可以準時下班,你卻要帶工作回家?」當主管有所疑慮時,代表你的工作效率可能有需要改進的空間。

 

 

用目標管理時間才會有效

不要以為「做好時間管理就會提高工作效率」,其實重點是「以目標來管理時間, 而非以時間來管理目標」,只有明白目標為何,就能知道該如何分配每一個工作階段需要的時間,並能落實每天工作安排計劃,提升每分每秒的工作效率,避免效率不彰。

 

每個動作有意義才有效率

多半人都會覺得「將工作時間填滿,就是有效率」,其實是確認每一個動作都需符合「目標、成果、時間管理的要求,才能彰顯效率。譬如工作目標是五天後要完成獎勵員工活動企劃案,而且一定要獲得高層同意,有效率的作法,先與有決定權主管及相關人員進行完整溝通,瞭解希望的獎勵原則, 蒐集到所有資訊後,再開始進行企劃,工作效率絕對會比沒有先做溝通,關起門來閉門造車來得好。

 

確保工作不被打攪

處理突發事件是降低工作效率的殺手,為了避免反覆遭到打擾,可以利用以下小訣竅專心工作:

1. 善用大家外出、休息或不在辦公室的時間專心工作,減少干擾。

2. 專心時段不接電話,或將電話設定為「來電直接進入答錄機」,不然請人代為處理。

3. 事務性工作定時處理,譬如收發e-mail、即時訊息的時段,可以固定2~4個時段處理。

4. 設定好訪客時段,避免臨時訪客干擾到專心工作。


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