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學會5原則 提升職場溝通力

 

進入職場工作後,你一定會感受到溝通的重要性,原本不會做的事情,慢慢練習一定可以看到成績,但是「搞定人」的溝通,學問更是關鍵。學會5原則,可以應用在電子郵件、提案、會議、傳播媒體等任何「溝通」中,就不會陷入以各自角度看事情的僵局中,甚至不用吹灰之力,事情自然水到渠成。

技巧1:要確定溝通對象

為達成有效的溝通,首先要確定溝通的對象是誰?對象會影響溝通的表達、內容、時間、方式等,舉例來說,與和自己有相同專業的同事溝通,可以多用專業術語,快速拉近彼此的距離,但是與協助參與的同事溝通,就不能用過多的專業術語,他們只是盡到協助之責,需用他們能夠理解的用語表達。

 

技巧2:學會溝通邏輯

溝通過程中,有四個步驟,依序是聽到(或讀到)的接收,接著是理解、接受,最後是使對方採取行動(行為或態度),無論表達或接收的雙方,都得依系統式的方式展開對話,才能避免發生講(寫)的人沒有邏輯,聽(讀)的人更是一頭霧水的溝通不良。

 

技巧3:釋出訊息愈清晰愈好

表達者一定要明確知道自己要說什麼,要傳遞什麼內容,所釋出的訊息目的務必要明確、語言(文字、圖案、圖表)要清楚易懂,要確定接收的一方能夠理解你的表達。如果接收者不太理解,或與表達者的訊息不在同一個天平上,表達者必須做適度修正,訊息愈清晰,才能使對方採取正確的行動。

 

技巧4:溝通訊息具備完整性

溝通訊息愈完整,代表所要傳達的關鍵訊息愈周全,較不會讓接收者不斷發出各種疑慮,或者可能因為訊息不對稱,導致雞同鴨講情況,難以達成共識。訊息能夠一次到位、避免漏失,最好的作法就是要將訊息完整列表,如果短時間無法一次到位,請給自己一些時間進行改善,除了能夠大幅提高說服力,同時可節省溝通成本。

 

技巧5:要具備設身處地的立場

設身處地是指溝通時,需要站在對方立場去思考,而非自顧立場表達,才能讓溝通變得更有效率,所以進行溝通時,應先行瞭解對方的背景、心態、需求、情感、知識水準等,一併納入到溝通的步驟中,一方面可以建立良好的聯繫、互動,另一方面也能夠維護他人的自尊心,避免產生負面情緒。


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