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提高工作效率 從5大關鍵做起

提高工作效率 從5大關鍵做起

 

為了提升自我競爭力,積極學習非常重要,也不能打折,只是你學習方法還停留在必須不斷學習更多提升更多工作能力的傳統觀念嗎?提升競爭力不是只有學習,更需重視效率,透過以下5大關,才能提高自我能力及工作生產力。

 

提高效率關鍵1:管理壓力

工作帶來壓力在所難免,凡是身心承受的負荷或耗損都可視為壓力,適度的壓力可以激發潛在能力,讓自我成長,但是過度的壓力會影響身心健康,也會讓工作效率大幅降低,管理壓力、釋放壓力,防止對身心的傷害,才能迅速提升效率。職場工作者的壓力來源多半來自直屬主管,身為主管,若能協助同仁找出壓力來源,進而解決,自可以提升部屬的工作效率。

 

提高效率關鍵2:提早一週前做好工作計畫

工作時,多半喜歡在效率高、默契好的組織團隊中工作,尤其洽談生意,每分每秒都是關鍵,必須全心投入,建議提早一個星期之前,規畫好一週工作計畫表,做法就像運動前的暖身操一樣,透過動動腦、暖暖身的作法,讓頭腦、筋骨、肌肉保持良好狀態,讓自己更為清楚及瞭解計畫的路徑、有哪些待辦事項及必須注意的要點,才能多出倍數產能。

 

提高效率關鍵3:善用工作計畫APP

經常被排得滿滿的工作業務、會議接洽的事情夾擊,每天都覺得時間都不夠用,明明認真工作,卻還是漏掉好多該做的事,工作效率始終無法提升,怎麼辦?不妨下載幾項工作計畫APP幫助自己提升工作效率。目前有不少待辦清單的APP,例如:Any.Do、Todoist、種子習慣、潮汐,都是具有徹底落實「今日事、今日畢」功能的APP,可以協助你輕鬆規畫每天該做的事,節省時間,提高工作效率。

 

提高效率關鍵4:行程安排別緊繃

計劃總感不上變化,行程是安排及規畫而來,別把行程塞得滿滿,可能會導致壓力過大或遇上難以處理的突發狀況。人需要彈性時間及空間獨處,緩解身心緊繃情緒,唯有保持遊刃有餘的體力,才不會失去工作動力,也才能提升工作效率。

 

提高效率關鍵5:適度休息很重要

休息是為走更遠的休息,無論是午休、例假日的休息,都有提升工作效率作用。麻省理工斯隆管理學院講師波岑(Robert Pozen)表示,工作時間75~90分鐘,是大腦學習與專注兩個用腦區塊需要的時間,再搭配15分鐘休息時間,可以讓大腦進行整合資訊,因而提出聰明模式的休息方式(註1),無獨有偶,美國一家軟體新創公司也發現10%有工作效率的員工,平均工作52分鐘後,會休息17分鐘,因此適度休息,對於提升工作效率很有幫助。

 

參考資料

  1. 黃靜涵:工作52分鐘,休息17分鐘,效率高的人都這樣做!3種「聰明休息模式」讓你準時下班。https://www.businessweekly.com.tw/article.aspx?id=22075&type=Blog。2018/03/12

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